Jobb systematisk med HMS

Hva er systematisk HMS-arbeid?

Alle virksomheter med egne ansatte er forpliktet til å jobbe systematisk for å forebygge arbeidsrelaterte sykdom, skader eller plager på arbeidsplassen. Men hvordan gjør man det effektivt og riktig? Hva er systematisk HMS-arbeid?

Vi kan beskrive systematisk HMS-arbeid som alle systematiske tiltak en virksomhet gjennomfører for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell. Myndighetenes krav til dokumentering av systematisk HMS-arbeid beskrives i internkontrollforskriften. Den sier at en virksomhet skal sørge for systematisk oppfølging av myndighetenes krav, ikke bare i arbeidsmiljøloven, men også i forurensningsloven, strålevernloven og flere til.

Vi i Avonova er eksperter på arbeidsmiljø, blant annet systematisk HMS-arbeid.

Systematisk HMS-arbeid er lønnsomt

Avonova er stolt sparringspartner for svært mange store og små bedrifter i saker som angår arbeidsmiljøet. Vi opplever at arbeidsgivere flest virkelig bryr seg om arbeidstakerne sine.

Likevel ser vi at arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i mange tilfeller vurderes som en tidstyv som bidrar lite til verdiskapningen. I disse tilfellene er HMS-arbeidet gjerne ikke tilstrekkelig tilpasset forholdene på arbeidsplassen, og heller ikke godt nok integrert i driften.

Kunnskapsoversikter viser at systematisk arbeid med å forebygge arbeidsrelaterte sykdommer, skader og plager er lønnsomt. Ikke bare når det gjelder medarbeidernes helse, men også for den enkelte bedrift og for samfunnet rundt. Abeidsgivere er pålagt å jobbe systematisk med helse, miljø og sikkerhet, nettopp fordi det skaper mer verdi enn det koster. Det er særlig riktig når virksomheten får til et godt samarbeid med en godkjent bedriftshelsetjeneste.

Krav til systematisk HMS-arbeid

Internkontrollforskriften angir de viktigste kravene til systematisk HMS-arbeid i sin §5. Den fokuserer i stor grad på hvordan virksomheten skal dokumentere HMS-arbeidet som gjennomføres, og omtaler noe mindre tydelig hvilke strukturer som må være på plass for at HMS-arbeidet skal gi effekt. Vi har derfor definert syv kriterier som må være på plass for at dere skal lykkes godt med HMS-arbeidet, og samtidig ivareta internkontrollforskriftens bestemmelser. Nøkkelen ligger i å forstå hva arbeidsmiljøet er, hva det består av og hvordan det påvirkes, samt i å avklare ansvar og oppgavefordeling på en god måte.

7 suksesskriterier for verdiskapende HMS-arbeid

Kriteriene speiler i stor grad de kravene til systematisk HMS-arbeid som er gitt i internkontrollforskriften og i NS-ISO 45001: Ledelsessystemer for arbeidsmiljø. Kriteriene handler i første rekke om organisatoriske forhold, og viser hva du som leder må bygge av interne strukturer for at HMS-arbeidet skal bli effektivt og verdiskapende.

1. Forpliktelse og målstyring.

Lag en HMS-policy signert øverste leder («Slik skal HMS-standarden være hos oss»), og underbygg denne med konkrete mål («innen 2 år skal vi oppnå ...»).

2. Regelverksoversikt.

Avklar hvilke regler i arbeidsmiljøloven som er særlig viktige for hvordan arbeidet må organiseres, planlegges og utføres. Vurder jevnlig hvor godt bedriftens arbeidsmiljø samsvarer med kravene.

3. Tydelige, forståtte roller og ansvarslinjer.

Sørg for at alle kjenner til, og forstår, oppgaver de må følge opp for å sikre fullt forsvarlige arbeidsforhold. Integrer oppgavene og ansvarslinjene i den daglige driften.

4. God arbeidstakermedvirkning.

Etabler gode arenaer for dialog med arbeidstakerne, for eksempel deltakelse i risikoanalyser, arbeidsmiljøutvalg eller andre HMS-utvalg, faste samtaler medverneombud, og generell åpenhet rundt planlegging av drift, endringer og HMS-prestasjoner.

5. Aktiv risikostyring.

Identifiser relevante farer og avvik løpende, og bruk en risikovurdering som underlag for å treffe gode beslutninger om hvordan arbeidet skal foregå. Følg opp ukontrollert risiko med tiltak, eller planlegg for disse i en HMS-plan. Revider risikovurderingen jevnlig.

6. Systematisk kompetansebygging.

Gode beslutninger om hva som er trygt nok kommer fra kunnskap om farene man jobber med, enten det gjelder farer knyttet til psykososiale forhold eller farlige maskiner. Sørg for relevant rolle- og utstyrsspesifikk opplæring.

7. Evaluering av måloppnåelse.

Etabler gode rutiner for evaluering av egne HMS-prestasjoner. Forholder vi oss til den øverste ledelsens uttalte policy (se punkt 1)? Klarer vi å nå de målene vi har satt oss? Hvis ikke – hva må vi endre?

Medvirkning er en viktig forutsetning for å lykkes

HMS-arbeidet skal ikke gjøres som skippertak på leder eller verneombudets pc, men ute i hverdagen, der arbeidet skjer. Medvirkning fra medarbeiderne er en viktig forutsetning for å lykkes.

Medvirkning sikres ved at det er god dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstakere om forhold som angår arbeidsmiljøet. Involver medarbeiderne, gjerne gjennom verneombudet, i planleggingen av endringer som påvirker arbeidsmiljøet og i kartlegginger av ulike arbeidsmiljøforhold. Når medarbeiderne kan påvirke sin egen arbeidshverdag og måten arbeidet organiseres og planlegges på, får det stor betydning for arbeidsmiljøet.

Få hjelp til å jobbe systematisk med HMS

Vi har systemer og kompetanse til å støtte dere i alle faser av bedriftens HMS-utvikling. Vi hjelper dere med å forstå kravene til systematisk HMS-arbeid, og med å etablere de syv suksesskriteriene beskrevet over. Vi kan også bistå dere hvis dere vil forbedre deres allerede etablerte strukturer.

Vi fokuserer først og fremst på de forebyggende tiltakene. Slik sikrer vi verdiskapning i fremtiden, men gir også støtte der det er behov for å jobbe med reaktive tiltak.